जवाबदेही को मजबूत करने और सरकारी फैसलों के समयबद्ध कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के उद्देश्य से, हरियाणा सरकार ने मुख्यमंत्री की अध्यक्षता में बैठकों के दौरान जारी निर्देशों के लिए एक व्यापक निगरानी ढांचा पेश किया है।
मुख्य सचिव अनुराग रस्तोगी द्वारा जारी एक मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) के तहत, विभागों को निर्देश दिया गया है कि वे “कार्रवाई की जा रही है” जैसी सामान्य अनुपालन टिप्पणियों से दूर रहें और इसके बजाय हर निर्णय के कार्यान्वयन पर विस्तृत, साक्ष्य-समर्थित रिपोर्ट प्रदान करें।
प्रशासनिक सचिवों, विभागों के प्रमुखों, प्रबंध निदेशकों और बोर्डों और निगमों के मुख्य प्रशासकों, उपायुक्तों, उप-मंडल अधिकारियों (सिविल) और राज्य विश्वविद्यालयों के रजिस्ट्रारों को वितरित एसओपी शासन में अधिक पारदर्शिता और जवाबदेही लाने का प्रयास करती है।
ट्रैक की जाने वाली हर दिशा
सरकार ने प्रशासनिक, विकासात्मक, कल्याण, बुनियादी ढांचे, कानून व्यवस्था और अन्य प्रमुख मामलों पर मुख्यमंत्री की बैठकों के दौरान लिए गए प्रत्येक निर्णय को एक अलग कार्य बिंदु में बदलने का आदेश दिया है।
विभागों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए कि ‘क्या काम किया जाना है’; ‘कौन जिम्मेदार है’; ‘इसे कब तक पूरा किया जाना चाहिए’; ‘क्या परिणाम अपेक्षित है’ और ‘पूरा होने के प्रमाण के रूप में क्या काम करेगा।
एसओपी अधिकारियों को ‘आवश्यक कार्रवाई करने’ या ‘मामले को देखने’ जैसे अस्पष्ट निर्देशों से बचने की सलाह देता है और इसके बजाय विशिष्ट और मापने योग्य निर्देश तैयार करता है। जहां कई विभाग शामिल हैं, एक प्रमुख विभाग और सहायक एजेंसियों को स्पष्ट रूप से पहचाना जाना चाहिए।
3 दिनों में बैठक का कार्यवृत्त, कोई मौखिक परिवर्तन नहीं
बैठक के कार्यवृत्त का मसौदा (एमओएम) बैठक के समापन के तीन कार्य दिवसों के भीतर तैयार किया जाना चाहिए और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदन के बाद परिचालित किया जाना चाहिए।
एसओपी अनुमोदित मिनटों में किसी भी मौखिक परिवर्तन पर रोक लगाता है। किसी भी सुधार या संशोधन के लिए सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित औपचारिक शुद्धिपत्र की आवश्यकता होगी।
अधिकारियों को मुख्यमंत्री के नेतृत्व में होने वाली बैठकों की तैयारियों में सुधार करने के भी निर्देश दिए गए हैं। विभागों को निर्धारित बैठक से कम से कम तीन कार्य दिवस पहले विस्तृत पृष्ठभूमि नोट प्रस्तुत करना चाहिए, जिसमें वर्तमान स्थिति, पिछले निर्णय, हासिल की गई प्रगति, अड़चन, वित्तीय और प्रशासनिक मुद्दे, आवश्यक अनुमोदन और प्रस्तावित समयसीमा शामिल हैं।
अनुपालन दावों के लिए साक्ष्य अनिवार्य
एसओपी कार्रवाई रिपोर्ट (एटीआर) को साक्ष्य-आधारित अनुपालन दस्तावेज में बदल देता है।
विभागों को प्रत्येक कार्य बिंदु की स्थिति को इस प्रकार वर्गीकृत करने की आवश्यकता होगी: ‘पूर्ण’; ‘प्रगति पर’; ‘अतिदेय’; ‘शुरू नहीं हुआ’; या ‘संभव नहीं/निर्णय लेने की आवश्यकता वाला मुद्दा’।
पूर्ण किए गए कार्यों के लिए, सरकारी आदेश, अधिसूचनाएं, अनुमोदन, प्रगति रिपोर्ट, फोटोग्राफ, पोर्टल-जनित रिपोर्ट, पत्राचार और सांख्यिकीय डेटा जैसे सहायक प्रमाण संलग्न किए जाने चाहिए।
ऐसे मामलों में जहां काम लंबित रहता है, विभागों को देरी के कारणों की व्याख्या करनी चाहिए, पूर्ण और शेष कार्य की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए, संबंधित अधिकारी की पहचान करनी चाहिए और एक संशोधित समयरेखा निर्दिष्ट करनी चाहिए।
1 महीने के भीतर पहला एटीआर
पहला एटीआर अनुमोदित बैठक कार्यवृत्त के प्रसार के एक महीने के भीतर प्रस्तुत किया जाना चाहिए जब तक कि एक छोटी समयसीमा निर्धारित न की गई हो।
अनसुलझे कार्य बिंदुओं के लिए, विभागों को पूरा होने तक हर महीने के पहले सप्ताह के दौरान अद्यतन एटीआर जमा करना होगा। जहां कार्यान्वयन में एक महीने से अधिक समय लगने की उम्मीद है, विभागों को अपनी प्रारंभिक रिपोर्ट में मील का पत्थर-आधारित समयसीमा प्रदान करनी चाहिए।
देरी बढ़ सकती है
एसओपी में छूटी हुई समय सीमा के लिए एक संरचित वृद्धि तंत्र शामिल है। प्रशासनिक सचिव और विभागों के प्रमुख देरी की समीक्षा करेंगे और जिम्मेदारी तय करेंगे।
यदि देरी किसी अन्य विभाग या एजेंसी के कारण होती है, तो तथ्य को स्पष्ट रूप से एटीआर में दर्ज किया जाना चाहिए और उचित स्तर पर आगे बढ़ाया जाना चाहिए। नीति, वित्तीय या प्रशासनिक अनुमोदन की आवश्यकता वाले मामलों को उच्च-स्तरीय निर्णयों के लिए बढ़ाया जा सकता है।
लगातार देरी या निर्धारित समय-सीमा का पालन करने में बार-बार विफलता को समीक्षा के लिए मुख्य सचिव के ध्यान में लाया जा सकता है।
प्रगति की निगरानी के लिए सीएम पोर्टल
मुख्यमंत्री की अध्यक्षता में हुई बैठकों में लिए गए निर्णयों के कार्यान्वयन पर नज़र रखने के लिए एक समर्पित मुख्यमंत्री बैठक निगरानी पोर्टल केंद्रीय मंच के रूप में काम करेगा।
पोर्टल जिम्मेदार विभाग और अधिकारी, समय सीमा, मील के पत्थर, प्रगति की स्थिति, की गई कार्रवाई रिपोर्ट, सहायक साक्ष्य और देरी के कारणों सहित विवरण रिकॉर्ड करेगा।
किसी भी कार्य बिंदु को “पूर्ण” के रूप में चिह्नित करने से पहले, विभागों को दस्तावेजी प्रमाण अपलोड करने की आवश्यकता होगी। वे पोर्टल पर अपलोड की गई जानकारी की प्रामाणिकता और सटीकता के लिए भी जवाबदेह होंगे।
प्रत्येक विभाग को अनुपालन का समन्वय करने, एटीआर को सत्यापित करने और समय पर अपडेट सुनिश्चित करने के लिए एक वरिष्ठ अधिकारी को विभागीय नोडल अधिकारी के रूप में नामित करना चाहिए। नोडल अधिकारियों का विवरण 15 सितंबर, 2026 तक सरकार को प्रस्तुत करना होगा।
एसओपी तत्काल प्रभाव से लागू हो गई है और जहां तक संभव हो, यह पूर्व के मुख्यमंत्रियों की बैठकों से उत्पन्न होने वाले लंबित निर्णयों पर भी लागू होगी। सरकार ने चेतावनी दी है कि अनावश्यक देरी या निर्धारित प्रक्रिया की अवहेलना को गंभीरता से लिया जाएगा।